2016. aasta tarneahela ja ostuprotsesside planeerimise meelespea

Ostustrateegia auditis peaks läbi mõtlema vastused kolmele küsimusele.

Mida ja kui palju? Ostutehinguni viib vajadus toote või teenuse järgi. Mida täpsemalt läbi mõelda aasta jooksul vaja minevad tooted, seda kergem on kaardistada tarnijaid, kellega läbirääkimistesse asuda. Kõige paremad andmed prognoosideks saab klientidelt ning töötajatelt. Kindlasti tuleks korraldada intervjuud ettevõtte erineva taseme töötajatega, et koguda võimalikult palju sisendit vajaduste kaardistamiseks ning seejärel võrrelda tulemusi seniste KPIdega (key performance indicator), klientide ostuprognooside ning üldise turu arenguga. Üle peab vaatama ja vajadusel täiustama kõik senised mõõdikud ning analüüsima, kas need täidavad oma eesmärke. Kui mineviku analüüs ning tuleviku prognoosid on selged, saab paika panna toodete nimekirja, tehnoloogilised nõuded ja olulised kvaliteedisertifikaadid, mis aitavad tootmiseesmärke täita.

Kellelt kaupu osta? Pärast vajaduste ja senise töö kaardistamist saab asuda valima läbirääkimistele kutsutavaid tarnijaid. Olemasolevate tarnijate analüüs on lihtsam ja põhineb tarnija käitumismudelite ja kvaliteeditaseme üle vaatamisel. Objektiivse hinnangu jaoks tuleb teha tarnijatega intervjuud, mille eesmärk on saada infot käitumisest partnerlussuhtes, sest KPId  võivad näidata eesmärgile alla jäävaid tulemusi. Need aga võivad olla põhjustatud liiga vähesest eelinfost tarnijale või kokkulepitust lühema “lead time”-iga esitatud tellimustest.

Uute tarnijate puhul on otsuste tegemiseks andmeid vähem, kuid tarnijapoolse motivatsiooni puhul on võimalik küsida nende kvaliteediaruannet ning viia saadud andmed samadele standarditele teie KPIdega. Lisaks on alati võimalik uurida turult üleüldist tarnija mainet. Läbirääkimiste valimisse saamist toetab tarnijate valmisolek ja võimalus pakkuda toodetele järelteenuseid, näiteks inseneride tuge arendustegevuseks või IT-tuge tarkvara uuenduste läbiviimiseks.

Kuidas kaubad tehasesse jõuavad? Kui esialgne kanditaatide nimekiri on koos, tuleb kriitilise pilguga vaadata tarnijate arvu. Alustades koostööd suure hulga tarnijatega, peab arvestama, et iga tarnija nõuab teie töötajate aega. See võib tähendada, et väikese mahuga tooteid on mõistlik osta kallima hinnaga tarnijalt, kes pakuvad teile ka suure käibega tooteid. Olulise osa lõppkulus mängivad logistika kulud. Transportides tooteid suures koguses on võimalik saada toote kogukulu odavamaks isegi kallima toote tükihinna juures. Seda võimalust pakub konsolideerimine. Kandidaatide vähendamisel peab siiski meeles pidama, et igale tootele võiks jääda vähemalt kaks alternatiivset pakkujat. Nii väheneb risk sattuda sõltuvussuhtesse ning paraneb  positsioon hinnaläbirääkimistel.

Eesti tootmisettevõtete logistikakulu moodustab kuni 14% kogu kulubaasist, seega tarnemudel on tähtis osa partnerite valikul, sest on oluline vahe kas tarnija tootmine asub Euroopas või mujal maailmas. Euroopa puhul on arvutuste tegemine lihtne, sest kaubad liiguvad enamasti maanteetranspordiga, mille hinnatase on aasta lõikes ühtlane, tarneaeg kiire ning vähest planeerimist nõudev.

Teiseks on olulised maksud. Euroopas ei lisandu kaupadele täiendavat tollimaksu ning väljastpoolt Eestit ostes ei ole vajalik maksta sisendkäibemaksu kogu kauba eest selle saabumisel lattu. Tihti aga ei ole võimalik saada Euroopa tootjatelt näiteks Aasiaga konkureerivat hinda, mis toob meid tagasi pikema planeerimise ning kallima tarnemudeli juurde. Viimasel 5 aastal on Eesti tootmisettevõtted üha laiemalt kolmandate riikide tarnijate puhul kasutusele võtnud VMI (tarnija juhitud laovarud) lahenduse. VMI kasutuselevõtt annab tarnijale võimaluse vastavalt prognoosidele konsolideerida seni lennuki või mere osakoormaga liikunud kaubad suurtesse konteineritesse, säästes seejuures oluliselt tarnekuludes ja võimaldades nii müüa kaupu soodsamalt.

Laiemalt on levinud 2 VMI mudelit – ühe puhul hoitakse kaupu ostjalaos, teisel juhul hoitakse kaupu tarnija poolt valitud Eesti logistikapartneri laos, ehk n-ö 3PL VMI lahendus. Mõlemal juhul on kuni reaalse vajaduse tekkimiseni kauba omanik tarnija. Müük vormistatakse vahetult enne kauba tootmisse viimist. VMI parandab rahavoogusid, sest tooted saate kätte kohe pärast tarnija arve vormistamist. Lisaboonus on laoruumi vajaduse vähenemine ja soodsam toote hind. Tarnija omakorda hoiab transpordi kulusid miinimumi lähedal, sest lühiajaline ladustamine on oluliselt soodsam võrreldes kauba transportimisega. Tarnija lisahuvi on oma tuleviku kindlustamine koostöö kaudu prognooside paika panemisel.