Autor: Tanel Raig • 9. oktoober 2013

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Isetegemine on odavamOutsourcing’u ja isetegemise hinna võrdlemisel tuleb võrrelda kahte hinda - teenusepakkuja hinda ja oma tugiteenusteosakonna (osakondade). Firma omakulud on suuremad kui sisseostetava teenuse hind. Peab arvestama, et enda võetud pakkumises ei ole sissearvestatud ettevõtte töötasusid, ruumide renti, puhkuseid, koolitusi jne.

Kontroll tugiteenuste üle halveneb ja kaugenebTegelikkus on sageli vastupidine. Ise ostes puudub ettevõtte juhtkonnal ajakohane ülevaade tugiteenust pakkuvate üksuste tegevuste üle (varade kasutamine ettevõttes, ülevaade töötajate tegevustest, ehk kuhu kaob spetsialistide tööaeg, lisatööjõu ja töövahendite põhjendatud kasutamine, õiglane vajaduste kaardistamine jne). Samas tugiteenuse pakkuja annab põhjaliku aruandluse teostatud tööde ja analüüsi tegevuste kohta, mis võimaldab ettevõtte juhil hinnata tehtud tööd ja kulutusi. Samuti on juriidiliste isikute vaheline suhe (lepingud koos tingimustega) kindlasti turvalisem ja väiksema riskiga, kui suhe töövõtja ja tööandja vahel.

Kindlasti tuleb aga arvestada, et kulude kokkuhoiuks ja efektiivsuse tõstmiseks tuleb koos teenusepakkujaga muuta ettevõttes seni juurdunud tavasid teenuste/toodete tellimisel, suhtlemisel ja tagamaks parim tulemus, tuleks paljuski lähtuda teenusepakkuja ettepanekutest.

Liigne seotus teenusepakkujagaTeenusepakkuja vahetamine ei ole keerukas, kui ettevõte omab ülevaadet (dokumentatsiooni, regulaarne aruandlus jms) olemasolevate tugiteenuste ülesehituse kohta. Enamus valdkondades on ka risk minimaalne (tugiteenused on enamjaolt riskivabad va IT, finants).

Teenusepakkujaid saab kergelt korrale kutsuda ka avaliku/uue konkursi väljakuulutamisega outsource’tud teenuse osas, kui ollakse teenusepakkujas pettunud (lepingutingimuste või muude põhiväärtuste/lubaduste/kokkulepete jms rikkumine, täitmata jätmine).

Teenusepakkuja ei tunne kliendi äriOutsourcing’u lepingu sõlmimisel ei suuda teenusepakkuja kindlasti hoomata kogu kliendi äri spetsiifikat, seda eriti näiteks IT valdkonnas. Heaks näiteks võib tuua kui ettevõtted sõlmivad IT-firmaga arvutitöökohtade hoolduse lepingu, aga ootavad samas ka, et teenusepakkuja teeks omapoolseid ettepanekuid kogu ettevõtte IT-süsteemide arendamiseks. Sellises situatsioonis on IT-firmalt üsna raske oodata arendusettepanekuid, kuna ettevõte on ostnud arvutitöökohtade hooldamise teenust, mitte IT arendamise teenust. (teenuse ostja otsustab)

Seega tuleb eelnevalt kõik pakutavad valdkonnad põhjalikult selgeks teha, täpsustada ülesanded ja fikseerida nõudmised. Kuid alati tuleb valmis olla ka jooksvateks probleemideks, lisaülesanneteks ja uuteks nõudmisteks (ühekordsed ja/või pikaajalised), mille parimad lahendused tagab pidev suhtlus, läbirääkimised ja soov teineteist mõista.

Ettevõttel on niigi kõik korras ja asjad toimivadEttevõtetel, kus tugifunktsioonid töötavad probleemideta on suurim tõenäosus saavutada kulude lisakokkuhoid tugifunktsioonide sisse ostmisel. Töökorras ja funktsioneerivate süsteemide/teenuste haldamise ülevõtmine ja edasine juhtimine on ka teenuse pakkujale lihtsam ja odavam. Samas vabaneb ettevõte püsikuludest, tugiteenuste juhtimise/kontrollimise kuludest ja rutiinsete haldusfunktsioonide täitmisest ning saavad rohkem tegeleda oma ettevõtte põhitegevusega seotud tegevustega.