Autor: Mariliis Pinn • 1. oktoober 2013

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Tugiteenuste kokkuhoid ühes valdkonnas võib ettevõtetele tunduda marginaalne, kõikide valdkondade peale kokku võib kulude võimalik sääst juba märkimisväärne olla. “Koos finantsjuhtimise ja IT valdkonnaga moodustavad tugiteenuste kulud – sõltuvalt ettevõtte suurusest ja tegevusvaldkonnast – kuni kolmandiku firma kulukomponentidest!” toob välja Outsourcing Partner OÜ juhatuse liige Heiki Rits. Ühishangetega on võimalik oluliselt soodsamaid pakkumisi saada.

Umbes 97% ettevõtetest on väikesed või keskmise suurusega firmad, kes üksi turul teenust ja kaupa soetades ei suuda üldjuhul saada parimat hinda ja tingimusi. “Outsourcing Partneri algne eesmärk oli, et ka keskmised ja väikesed ettevõtted tunneksid end tarnijate ees suurtena ning et nendega arvestatakse,” ütles Rits.

Ühisostuga saadakse aga nii häid pakkumisi, et ka suured ettevõtted on nüüd nendega liitunud. See ei tähenda siiski, et väikefirmad tagaplaanile jääks.

Outsourcing Partneri eesmärk on pakkuda kompaktset tugiteenuste sisseostu. Ritsi sõnul on nad teinud korraliku eeltöö, et nende pakutavad hinnad ning tingimused oleks turu soodsamad. “Lisaväärtuseks pakutaksegi klientidele ka tüüplepingutest (loe: luubiga vaatamise lepingud) paremaid lepingutingimusi,”

ütles Rits.

Rits toob välja, et enamik ettevõtteid on liiga väikesed ka selleks, et palgata täisajaga pädev ostujuht, IT-spetsialist või finantsjuht. “Raske on leida häid spetsialiste ja kui kellegi leiad, on oluline talle tööd pakkuda. Ja alati on hirm,

et keegi ostab ta üle. Vaadates ka Eesti ettevõtluse struktuuri, on tugiteenuste sisseostmine igati õigustatud,” ütleb Rits.

Väikesed on suurtega võrdsed

Outsourcing Partner ei diskrimineeri suuruse järgi kedagi. Vahendatud teenuste hinnad ja tingimused on samad, sõltumata sellest, kas ettevõttel on vaja kütust ühele autole või 70-le. “Meie ei kauple. Meie tingimused on teada ja nendega me tegutseme,” ütleb Rits.

Kui keegi soovib Outsourcing Partneri ühisostudega liituda, on juhendid selleks kodulehel. Soovi korral istutakse kliendiga maha ja selgitatakse, millised on konkreetse kliendi säästuvõimalused, ja arvutatakse välja konkreetsed numbrid. “Eri teenustel on säästu määr erinev, kuid sides on kokkuhoid alates 40% kuni mitu korda,” tõi ta välja.

Kliendile on liitumine ühisostu tulemustega tasuta, tasuda tuleb vaid ostetud teenuste eest tarnijale. Liituda saab kõikide praeguseks korraldatud ühisostude tulemustega, aga ka näiteks osaga neist. Võib osta ka natuke siit ja natuke sealt. “Üldiselt on meie hinnad paremad,” ütleb Rits.

Võrdlused eri alustel

Sageli võrreldakse õunu apelsinidega ehk kahe tooneri võrdluses tundub ettevõtte praegune tooner soodsam, kuid lähemal vaatlusel selgub, et ühega saab teha 2500 koopiat, teisega 7500 ehk ei osata kõigile olulistele detailidele tähelepanu pöörata. Eriti keeruline on võrrelda mobiilipakette, kütuse hindu, erinevaid  sõidukeid ja ka bürootarvete maailmas on palju andmeid, mida analüüsida.

“Meie juurde on sattunud kliente, kes on teenusepakkuja juures juba 20 aastat nn kuldkliendi staatuses, kuid samas pakutava teenuse hinnad pole kordagi muutunud,” tõi näite Rits.

“Tarnijatelt tuleb osata küsida ja siis saab ka õige ning võrreldava toote rahuldava lõpptulemusega,” ütleb sisseostuläbirääkimistes kogenud Rits ja lubab, et nende lepingutes krutskeid pole, hinnad on läbipaistvad ja alati otsitakse soodsamaid lahendusi nii hindadele kui ka muudele tingimustele.

KOMMENTAAR

Väikestest summadest tuleb kokku suur vahe

Anu Ehala, OÜ Mapri juhiabi

Meie koostöö Outsourcing Partner OÜga algas, kui otsisime soodsama hinnaga

kütust. Esialgu suhtlesime omavahel e-kirja teel ja siis saime kokku ning meile tehti täpne hinnavõrdlus, kuidas kokku hoida.

Loomulikult on keeruline usaldada oma andmeid teise teisele ettevõttele, teadmata, mida nendega peale hakatakse. Soovitused muutsid selle lihtsamaks.

Usalduse võitmiseks on ka väga oluline meeldiv klienditeenindus ja kuidas kliendiga suheldakse. Seni on kõik väga korrektne olnud.

Alguses liitusime ainult kütuse ühisostuga, kuid hiljem ühinesime ka bürootarvete

ühisostuga, kuna ettevõttes kulub kohvi palju.

Täpset kokkuhoitud summat ei oska kohe öelda, kuid paberi ja kohvi arveid vaadates on näha, et iga paki pealt on paar eurot kokku hoitud. See teeb lõpuks kokku arvestatava summa.

MIS ON MIS

Outsourcing Partner ehk OSP

OSP pakub avalikule ja ka erasektorile põhitegevust toetavaid teenuseid. OSP korraldab erasektorile ühisoste ja hankeid, mille idee on, et kliendid saavadOSP-lt mitte teenust ega kaupa, vaid nad vahendavad parima teenuse jakauba.

Ühishangetel on konsolideeritud mahtude suurim eelis, et mahuefekti ja hanke

professionaalse korraldusega tagatakse erinevate kaupade ja teenuste soodsamad sisseostuhinnad ja parimad lepingutingimused.

Ühishangetes arvestatakse iga kliendi vajadustega, koondades need terviklikuks

hankeks.

 PANE TÄHELE – ettevõtte põhitegevusega otseselt seotud ja põhitegevust toetavate teenuste/ toodete sisseostmine. – teenused või tooted, mis on vajalikud (nt raamatupidamine on seadusega kohustuslik) põhitegevuse toetamiseks.

OutsourcingALLHANGE

TUGITEENUSED

Sisse võib osta:

FINANTSJUHTIMINE/RAAMATUPIDAMINEIT-TUGIIT TEHNIKASÕIDUKIDKÜTUS JA TANKLATEENUSEDSIDETEENUSEDPUHASTUSTEENUSKINDLUSTUSTEENUSTURVATEENUSBÜROOTARBEDBÜROOTEHNIKAMÖÖBEL JA SISUTUSPANGA-JA LIISINGUTEENUSJOOGIVESI (KOOS SEADMETEGA)ELEKTRIENERGIAKokku 40–50 põhivaldkonda

TASUB TEADA

Sisseostuvõimalused:

* Konkreetsete teenuste sisseostmine sh IT teenused, raamatupidamine ja finantsjuhtimine, õigusabi, (riigi)hangetega seotud teenused jne (Need on valdkonnad – raamatupidamine ja finantsjuhtimine ning IT teenused – kus kliendidootavad igapäevtöös stabiilsust, kindlat kvaliteeti, samas ka paindlikkust ja operatiivset tegutsemist).* Tugiteenuste juhtimine (kliendispetsiifilise põhitegevust toetava tegevuse ülevõtmine ning erinevate tugiteenustega seotud projektide juhtimine).* Ühis- ja üksikostude korraldamine, kus arvestatakse iga kliendi personaalsete vajadustega, koondades need terviklikuks hankeks (erasektoris ainulaadne ja unikaalne Eestis v.a grupiettevõtetes).

TASUB TEADA

Hinnaanalüüs näitab olulist kokkuhoidu

Ühisostu tulemusel on Outsourcing Partner saavutanud oma klientidele mahuefekti pealt märkimisväärse hinnavõidu: näiteks koopiapaberi (A3 ja A4 ) allahindluse ~45% ning toonerite/kassettide hindadelt on võimalik säästa üle50%.

BÜROOTARBED:

Hinnavõrdluseks tasub ramatupidamisest välja võtta 15–20 toodet, mis teeb teilesummaarselt põhiosa kulust (20/80), ja nende toodete hindu ühisostu hindadegavõrrelda.Hinnagarantii, ehk siis põhiostukorvi 200 tootele garanteeritakse ühisostuga liitujatele vajadusel konkurentide pakutava sama tootega võrreldes parem hind.Kõik tooted saab kätte ühest kohast ning sõltuvalt mahust ja asukohast on kõikidele OSP klientidele kaupade kättetoimetamine tasuta.

KÜTUS:

Kütustele E95 ja DK kehtib hinnakombinatsioon baashind + 2,5 s/l kohta,  kusjuures on tagatud minimaalne allahindlus kehtivast postihinnast -5 s/l. Kütuse ostmisel kehtib see hind, mis on kliendile tankimisel soodsam.Kombineeritud hind garanteerib kliendile, et ühisostuga liitujal on tankla sees hinnavahed minimaalsed ehk siis baashinnast kõrgemat hinda üheski tanklas ei saa olla (tavaliselt on tanklaketi sees hinnavahed sõltuvalt tankla asukohast kuni 9 senti). Seega võit võib olla kuni poole suurem kui ühisostuga ühinenud klientidele garanteeritud 5 s/l kohta.

SIDE:

Kulupõhised head hinnad.Lisaväärtused nagu regulaarne hinnaseire jms.Näide “ülisoodsast äripaketist“ vs ühisostu hinnad: Ettevõttele (kokku 7 mobiiltelefoni) pakuti n-ö miinimumarve paketti hinnaga 7,99 eurot kuus (sisaldab 1000 minutit jms).Analüüs näitas, et kokku räägiti 7 numbriga 2100 min/ kuus ja maksimumi – 7000 min – ei suudetud ära kasutada. Lisaks selgus, et tegemist on n-ö krediidiga, mille summa iga toimingu järel väheneb. St kui klient saadab 1 SMSi ja ei ole ühtegi minutit rääkinud, ei ole tal 1000 minutit järgi vaid see SMS hind läheb maha sellest 7,99 eurost ja seega ka kõneminutite arv väheneb kogu aeg. Ka siis, kui ta helistab välismaale, räägib välismaal, saadab MMSi, pargib mobiilselt jne – summa väheneb ja kõnede maht väheneb.Pakett sisaldab ka piiratud andmemahuga mobiilset internetti, isegi kui klient sedaei soovi. Näites toodud firma 7 telefonist kasutavad vaid 2 numbrit mobiilset internetti. Kokku seega 1 kuu arve 55,93 (7 mobiili × 7,99 eurot). Lisanduvad kõned välismaale.Ühisostu hinnakirjas oleks sama kliendi sideteenus oluliselt odavam.Näites toodud kliendi mahuga (1750 minutit riigisiseseid kõnesid) oleks summaks 17,50 eurot ja mobiilse interneti kallima paketi (piiranguteta pakett)hinnaks kokku 15,88 eurot. Ühisostu tingimustel oleksid näites toodud firma puhul(7 numbrit) riigisisesed teenused seega kokku 17,50 + 15,80= 33,30 eurot,  lisanduvad kõned välismaale.