GPS-andmetest digiallkirjani: kuidas viia kogu paberivaba logistikaahel autojuhi telefoni

Üks praktiline küsimus tekib siis, kui kõik vedajad ei toimeta samas rakenduses ja infosüsteemis. Kui ettevõte annab veo alltöövõtjale, võib tekkida vajadus edastada töö inimesele, kes ei kasuta Metroteci juhirakendust. Selleks saab aga tööülesande saata näiteks lühisõnumi, Messengeri või WhatsAppi kaudu veebivormi lingina. Juht avab lingi oma nutitelefonis ning näeb konkreetse veoga seotud infot ja dokumente. Samas keskkonnas saab ta anda teada töö edenemisest, lisada märkuse, foto või dokumendi ning fikseerida töö lõppemise.

„Välise vedaja puhul ei ole mõistlik eeldada, et ta hakkab ühe ettevõtte pärast uut rakendust kasutama. Talle saab saata ülesande lingina ja tema jaoks näeb see välja nagu lihtne veebileht, kus on kogu info töö kohta olemas,“ selgitab Mukk. Link on seotud konkreetse ülesandega ning selle kasutamine piiratud. Pärast töö tegemist ei kao sisestatud info süsteemist, kuigi link ise võib aeguda. Nii jääb ettevõttele alles ka hilisem jälg sellest, milline ülesanne vedajale anti ja millise info ta töö käigus saatis.

Välise vedaja tööülesande sisu saab vajadusel kliendipõhiselt täiendada. „Ühel kliendil võib olla vaja lisaks muule infole näidata betooni tugevusklassi, vedelusastet, fraktsiooni ja keskkonnaklassi. Teisel, kes tegeleb näiteks euroaluste kogumise ja remondiga, on vaja hoopis teistsuguseid andmeid,” räägib Mukk. „Tööülesande vorm peab sellest lähtuma, mitte sundima kõiki vedusid ühe malli sisse.“

Metroteci infosüsteemi sisestavad tellimused müüjad, logistikud panevad need kokku olemasolevate veoressurssidega ning valmis veoring jõuab juhi telefoni. Ühes ringis võivad olla näiteks pealevõtmise ja mahalaadimise aadressid, ajad, kontaktid, vajalikud dokumendid ning info selle kohta, milline masin ja juht vedu teevad. Oluline on, et andmeid ei peaks erinevatesse süsteemidesse uuesti sisestama. Kui tellimus tuleb kliendi süsteemist struktureeritud kujul, peaksid selle andmed koos vajalike lisadega jõudma tööülesandesse ning juhi sisestatud täitmisinfo liikuma vajadusel tagasi kliendi süsteemi. „Meie jaoks on üks põhimõte väga oluline: topeltsisestamist ei tohi olla. Kui keegi on info juba korra süsteemi sisestanud, ei ole mõtet panna teist inimest seda uuesti ümber kirjutama,“ ütleb Mukk. „Ja juhi jaoks peab töö käik olema võimalikult kergelt haaratav.”

Tööülesande väärtus ei seisne aga muidugi ainult selles, et info jõuab juhini. Sama oluline on tagasiside liikumine teises suunas. Juht saab märkida, et on ülesande vastu võtnud, kohale jõudnud, laadimisega alustanud või töö lõpetanud. Kui tekib takistus või muutub näiteks sihtkoht või kellaaeg, peab see olema kohe nähtav nii juhile kui ka kontorile. Kindlasti ei peaks autojuht töö tegemiseks telefonis pikka aruannet kirjutama. Mida vähem tal on vaja sisestada, seda parem. Metroteci programmi erinevad valikud, suured nupud ja selged olekud teevad selle tema jaoks palju lihtsamaks.

„Näiteks võib juht lisada tehtud töö juurde tegeliku koguse, foto, märkuse või dokumendi. Vajadusel saab süsteemi märkida ka liiklusseisaku, politsei peatamise või muu takistuse. Osa infot võib muutuda automaatselt GPS-andmete põhjal,” selgitab Mukk. Ta rõhutab, et eraldi tuleb hoida tööülesannete ja tavavestluse info. „Ühes vestluses võivad olla konkreetse veoga seotud juhised ja kokkulepped, teises töökorralduslikud teated. Nii ei kao oluline tööinfo muu suhtluse sisse ning hiljem on võimalik taastada, mida juhile täpselt öeldi ja milliseid muudatusi töö käigus tehti.”

Kõige nähtavam muutus tekib aga töö lõpetamisel. Kui varem võis objektilt kontorisse liikuda paberipakk, siis digitaalses protsessis saab juht ja kauba vastuvõtja vajaliku info kinnitada otse süsteemis. Üleandmise dokument moodustub elektrooniliselt ning jõuab järgmise osapooleni ilma eraldi skännimise, saatmise või andmete ümberkirjutamiseta. „Protsessi saab ühe liigutusega lõpetada ja allkirjastada ning mingit paberipakki ei ole vaja objektilt kontorisse saata. Vastuvõtja näeb allkirjastamise hetkel ka seda, millele ta alla kirjutab – millised kogused ja milline kaup üle anti,“ ütleb Mukk.

Masstarne puhul, kus ühe päeva jooksul toimub näiteks kümneid või sadu tarneid, saab samal põhimõttel koondada info üheks elektrooniliseks dokumendipakiks. Selle põhjal saab alustada ka arveldamist. Sellise lahenduse kasutuselevõtt ei pea tähendama kliendile kuudepikkust arendusprojekti. Metrotecil on aastate jooksul tekkinud erinevate tööde ja klientide põhjal valmis struktuurid. Uue kliendi puhul ei pea kõike nullist ehitama, vaid saab olemasolevatest lahendustest kokku panna tema töö jaoks sobiva tööülesande.

Nii on tööülesande edastamine liikunud terviklikuks digitaalseks protsessiks: tellimus jõuab õige juhini, vajalik info liigub koos sellega, töö käik on kontorile nähtav ning lõpetatud töö annab järgmisele osapoolele kohe vajaliku info edasi. Lisaks saab tahhograafiandmed API-liideste kaudu viia otse tööajaarvestusse, raamatupidamistarkvarasse või teistesse ettevõtte süsteemidesse. Muki sõnul on Metroteci eesmärk lihtne: „Me müüme väikese raha eest teenust, millega saab endale suure hulga vaba aega.”