Autor: Siim Sultson • 19. märts 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Digitaliseerimise protsess on üheks eelduseks, et üle minna paberivabale asjaajamisele.  

„Dokumentide digitaliseerimine keskendub eelkõige arvete skaneerimisele ja tuvastamisele, kuid võimaldab töödelda ka teist liiki dokumente nagu lepingud, memod, ankeedid ja muu selline. Hea meel on tõdeda, et avalikus sektoris on meie esimesi partnereid Kuressaare linnavalitsus,” kommenteeris infologistikadivisjoni juht Toomas Türk.

Ettevõttesse sissetulevaid paber- ja elektroonilisi PDF-arveid töödeldakse spetsiaalse tuvastustarkvaraga ning loetud sekunditega on saanud esialgsest arvest digitaliseeritud arve, mis võib olla täpselt sellises formaadis nagu klient seda soovib – on see siis CSV, XML või midagi muud. Digitaliseeritud arve saab üle veebiteenuse saata kliendi infosüsteemi – dokumendihaldussüsteemi või raamatupidamistarkvarasse.

Reaalselt tähendab see võimalust panna suur hulk paberit skännerisse, vajutada nuppu ning oodata kuni programm info dokumentideks koondab ning sealt vajalikud väljad teksti-, numbri- või pildiformaadis edasiseks töötlemiseks välja korjab.

Sama arveinfo käsitsi sisestamiseks raamatupidamistarkvarasse kulub andmesisestajal aega minuteid. Kui ükshaaval paberdokumentide skaneerimine koos dokumendi sisu osalise käsitsi sisestamisega võtab tööpäevast suure osa, siis tasub kaaluda digitaliseerimisteenuse kasutusele võtmist. See aitab tööjõukulusid kokku hoida 20%–50% ulatuses.

 „Eesti Posti konkurentsieelis seisnebki selles, et suur osa Eestis saadetavatest ümbrikus paberdokumentidest, sealhulgas arved, läbivad kirjasorteerimisliini, kus saab väga hõlpsalt kliendile omistatud spetsiaalse sihtnumbriga ümbrikud kõrvale tõsta ning suunata need digitaliseerimisele,” lisas Türk.

 Kõige suuremat kasu saavad digitaliseerimisteenusega liitumisest keskmised ja suured ettevõtted, kellele esitatakse sadu ja isegi tuhandeid arveid iga kuu. Samuti võidavad teenusest e-Arvekeskuse operaatoriga liitunud ettevõtted. 

Eesti Post pakub ka paber- ja  elektrooniliste, dokumentide arhiveerimise võimalusi.