Usaldusväärse tarnija leidmine nõuab tõsist eeltööd

Üldine suundumus on võimalikult väheste tarnijatega suhtlemisele, mis aitab kokku hoida administratiivkulusid. Tarnija valimine algab tarnijasuhete auditeerimisest.

Selleks analüüsitakse toimivaid suhteid, et selgitada juba kasutatavate tarnijate seast välja võimalikud liitlased, kellega koos oleks võimalik saavutada edasine efektiivsuse kasv. Hindamiseks rakendatakse oluliste küsimuste kavandamist, intervjuude läbiviimist, otsustavate mõõdikute määratlemist ja nendele tuginedes analüüside läbiviimist. Samuti analüüsitakse ja visualiseeritakse erinevate partneritega suhtlemise protsesse.

-tõenäosus saavutada võidan/võidab (ingl k win/win) olukord ja sünergia;

-ohutegurid (hinnata, kas partnerist võib kujuneda ohtlik konkurent või ülevõtja);

-omanikud, juhtkond ja võtmeisikud;

-partneri tegevuse läbipaistvus;

-keskkonnasäästlikkus;

-avalikkuse hoiakud tarnija suhtes.

Tarnijasuhete analüüsimisel võib tekkida olukordi, kus mitte ükski senistest tarnijatest või teenuse pakkujatest ei sobi kavandatavasse mudelisse. Nende kompetentsus või suhtumine on andnud põhjust tõsisteks kahtlusteks. Kui puudub selge info piisavalt tugevast kandidaadist, on möödapääsmatu uute, nõuetele ja eel­dustele vastavate partnerite otsimine. Eesti oludes võib kandidaatide valimisel saada määravaks turu väiksus.

Näiteks kui plaani järgi peaks kaasama ühe toiduainete üleriigilise jaotuslogistikaga tegeleva ettevõtte, ei ole just palju alternatiive. Isegi need võimalused mis on, ei­ pruugi täielikult nõuetele vastata. Siis tuleb otsustada olemasolevaist parima kasuks.

Hoolikalt valides parima leidmine välistab olukorra, kus konkurentidel saaks olla selles valdkonnas parem tarnija. Välistatud ei ole konkurentidega samade partnerite kasutamine. Eelarvamustele vastupidiselt ei ole see üldse halb. Näiteks võib tuua on Elcoteqi, kus konkureerivaid mobiiltelefone toodetakse paralleelsetel liinidel.

Turvameetmeid tuleb loomulikult rakendada, kuid konkurentidega koos tegutsemises ei ole mõtet näha tegelikkusest suuremaid ohte. Telekommunikatsioonis kasutab enamik konkurente sama telefonivõrku, ühte kolmest mobiilioperaatorist ja ühte internetti.

Alati on kasulik hankida tarnijailt infot nende konkurentide pakutava kohta, samuti suhelda oma valdkonna ettevõtetega. Levinud on tarnijate otsimine erialamessidelt, konverentsidelt ja seminaridelt, oluline on ka ajakirjandus ning reklaam.

Auditi tulemusena valitakse välja soodsaim tarnijate rühm, kelle seast asutakse hanke korraldamise kaudu selgitama sobivaimat. Kuigi suund on võetud võimalikult väheste tarnijate kasutamisele (ingl k one-stop-shop), tuleb ette näha ka käitumine kriiside korral. Selleks võiks määrata igale ostetavale teenuseliigile põhi- ja tugitarnijad.