Eesti Post plaanib säästa üle miljoni krooni

Eesti Post saab kuus ca 4000 ostuarvet, nende ülevaatamise ja kinnitamisega puutuvad kokku 150 töötajat üle Eesti. Lisaks tegelevad 10 töötajate arvete registreerimise, sisestamise ja arhiveerimisega. Kokku kulub Eesti Postil ostuarvete menetlemiseks üle kahe miljoni krooni aastas. Nüüd, kus kogu ostuarvete menetlemine on viidud elektrooniliseks, on sellega seotud kulud vähenenud üle 40%.

„Paberil enam ühtegi ostuarvet ei liigu, kõik arved registreeritakse eArvekeskuse lahenduses, kus need liiguvad automaatselt kinnitajale, kes lisab oma kinnituse ja kommentaarid. Pärast kõikide vajalike kinnituste saamist jõuab arve automaatselt raamatupidamisprogrammi,” ütles Eesti Posti infologistikadivisjoni juht Toomas Türk. 

Arvete elektroonilise kinnitusringi eelisteks on väiksemad kulud ja väga hea jälgitavus (arved ei lähe kaduma ja ei jää lauanurgale seisma), samuti kiirem menetlemise ning väiksem vigade arv. Ostuarvete menetlemiseks kasutab Eesti Post eArvekeskuse kinnitusringi. Täna veel paberil ja e-maili teel saabuvad arved muudetakse tuvastustarkvara abil elektrooniliselt käideldavateks e-arveteks. Keskmiselt kulub ühe ostuarve menetlemiseks (saabumisest kuni arhiveerimiseni) Eesti Postis 42 krooni. Elektrooniliselt käideldava e-arve menetlemise kulu on poole väiksem.

 E-arveks ei peeta levinud arusaama järgi e-mailiga saadetavat PDF-faili, vaid Eesti Pangaliidu standardile vastavat XML-faili. E-maili teel saadetava PDF-faili korral peab arve vastuvõtja arve registreerimiseks ja raamatupidamisprogrammis kajastamiseks andmed käsitsi sisestama, XML-faili korral on andmeid võimalik importida, st need liiguvad automaatselt. Sellega on arve vastuvõtjal olulisel määral võimalik säästa aega ja kokku hoida kulusid.

 E-arve saamiseks on Eesti Post oma koostööpartnereid teavitanud ning ettevõttele e-arve saatmiseks pakutakse tasuta tütarettevõtte eArvekeskuse teenuseid. Selle e-arvete operaatori kaudu on kõigil asutustel ja ettevõtetel võimalik e-arveid vastu võtta.  Eesti Post võtab vastu ka teiste operaatorite kaudu edastatud e-arved.

 Ka  avalik sektor on võtnud suuna e-arvete vastuvõtmisele, näiteks kasutavad eArvekeskuse teenuseid Kuressaare ja Saue linn.

 Eesti Posti eesmärk on ostuarvete elektroonilise menetlemisega säästa üle miljoni krooni aastas.

 Euroopa Liidu infoühiskonna teadlikkuse tõstmise programmi raames tellitud uuringust selgus, et 75 protsenti kõigist e-teenuseid kasutanud Eesti elanikest on nendega väga rahul.